Make or Buy bei Software: Standardsoftware kaufen oder individuell entwickeln?

Ob ein Betrieb Software kauft oder eigene entwickelt, ist selten eine Grundsatzfrage. Meist geht es um einen konkreten Ablauf: Aufträge, Projekte, Kundenanfragen, Lager. Für die meisten dieser Abläufe gibt es fertige Software, und für die meisten Betriebe ist sie die richtige Wahl. Die Ausnahmen kosten aber Geld, wenn man sie übersieht, in beide Richtungen.

Wer nach „Make or Buy Software“ sucht, findet vor allem englischsprachige Texte von Softwareanbietern, die mit allgemeinen Vor- und Nachteilen argumentieren. Dieser Ratgeber rechnet stattdessen: mit deutschen Listenpreisen, einem belegten Stundensatz und Annahmen, die offen in Tabellen stehen. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein, dann trägt die Rechnung auch für Ihren Betrieb.

Was bedeutet Make or Buy bei Software?

Make or Buy beschreibt die Wahl zwischen eigener Herstellung (Make) und Einkauf (Buy); bei Software gibt es dazwischen einen dritten Weg, das Anpassen von Standardsoftware.

Wie verbreitet der Kauf als Cloud-Dienst schon ist, zeigt die amtliche Statistik: 2025 nutzten laut Statistischem Bundesamt 54 % der Unternehmen ab 10 Beschäftigten kostenpflichtige Cloud-Dienste, bei kleinen Unternehmen (10 bis 49 Beschäftigte) 51 %. Unter diesen Cloud-Nutzern setzten jeweils 23 % ERP- und CRM-Software aus der Cloud ein. Die meisten nutzen die Cloud also für E-Mail, Ablage und Office, nicht für ihre Kernabläufe.

Wann ist Standardsoftware die bessere Wahl?

Standardsoftware gewinnt, wenn Ihr Ablauf branchenüblich ist, wenige Personen damit arbeiten oder gesetzliche Vorgaben ständig nachgeführt werden müssen.

• Der Ablauf ist Standard. Buchhaltung, Lohn, Rechnungsstellung, E-Mail-Marketing, einfaches CRM: Hier unterscheidet sich Ihr Betrieb kaum von anderen. Eine eigene Lösung bringt keinen Vorteil, kostet aber dauerhaft Pflege.
• Gesetzliche Pflichten ändern sich. Steuer, E-Rechnung, Aufbewahrung: Ein Anbieter mit vielen Kunden zieht Änderungen für alle nach. Bei einer Eigenentwicklung zahlen Sie jede Änderung allein. Was zur E-Rechnung ab 2027 gilt, steht im Artikel E-Rechnung ab 2027.
• Wenige Nutzer. Bei fünf oder zehn Personen bleiben die Lizenzkosten niedrig. Eine Eigenentwicklung müsste sich gegen sehr kleine Beträge rechnen.
• Sie brauchen die Lösung schnell. Eine Cloud-Software läuft nach der Einrichtung; eine Eigenentwicklung braucht Monate.
• Niemand im Betrieb kann ein Softwareprojekt steuern. Eine Eigenentwicklung braucht auf Ihrer Seite eine Person, die Anforderungen beschreibt, Zwischenstände prüft und Entscheidungen trifft.

Laut KfW-Digitalisierungsbericht geben Unternehmen mit weniger als 5 Beschäftigten im Schnitt knapp 10.000 € im Jahr für ihre Digitalisierung aus, Unternehmen mit 50 und mehr Beschäftigten knapp 189.000 € (Werte für 2024, nur Unternehmen mit Digitalisierungsausgaben). Für kleine Betriebe ist eine Eigenentwicklung damit oft schon vom Budget her keine realistische Option.

Wann lohnt sich eine Eigenentwicklung?

Eine Eigenentwicklung lohnt sich, wenn der Ablauf Ihr Geschäft ausmacht, Standardsoftware ihn nur mit vielen Umwegen abbildet oder die Lizenzkosten mit der Nutzerzahl stärker wachsen als die Kosten einer eigenen Lösung.

• Der Ablauf unterscheidet Sie vom Wettbewerb. Eine besondere Kalkulation, ein eigenes Serviceversprechen, ein Portal für Ihre Kunden: Bildet Standardsoftware das nicht ab, verlieren Sie entweder den Vorteil oder bauen Umwege.
• Die Umwege sind schon da. Mitarbeitende pflegen Daten doppelt, übertragen Zahlen von Hand zwischen zwei Programmen oder führen Nebenlisten in Excel. Wann Tabellen zum Risiko werden, beschreibt der Artikel Excel als ERP-System.
• Viele Nutzer, wenige Funktionen. Wenn 50 Personen nur zwei Masken brauchen, zahlen Sie bei Standardsoftware 50 volle Lizenzen für einen Bruchteil des Umfangs.
• Sie wollen die Daten und den Ablauf selbst in der Hand behalten. Bei Cloud-Software entscheidet der Anbieter über Preise, Funktionen und Laufzeit des Produkts.

Zwischen beiden Wegen liegt das Anpassen. Viele Standardprodukte erlauben eigene Felder, Masken und Schnittstellen; Odoo etwa bietet im Tarif Custom ein Werkzeug für Anpassungen und Zugriff über eine externe Programmierschnittstelle (API). Anpassen ist günstiger als eine Eigenentwicklung, solange die Anpassungen klein bleiben. Je mehr Sie umbauen, desto teurer wird jedes größere Update der Standardsoftware, weil die Anpassungen mitziehen müssen.

Fünf Prüffragen vor der Entscheidung

Beantworten Sie diese fünf Fragen schriftlich, bevor Sie Angebote einholen; ein Nein bei Frage 1 und 2 spricht fast immer für Standardsoftware.

1. Unterscheidet Sie dieser Ablauf vom Wettbewerb? Wenn nein, kaufen Sie. Niemand gewinnt Kunden mit einer selbst entwickelten Buchhaltung.
2. Wie viel müssten Sie an Standardsoftware ändern? Testen Sie zwei bis drei Produkte mit echten Daten aus Ihrem Betrieb. Notieren Sie jede Stelle, an der Sie einen Umweg bräuchten. Viele kleine Umwege sind ein Signal für Anpassung, viele große für eine Eigenentwicklung.
3. Wie viele Personen nutzen die Software in fünf Jahren? Die Zahl bestimmt die Lizenzkosten. Rechnen Sie mit der Nutzerzahl, die Sie erwarten, nicht mit der heutigen.
4. Wer pflegt die Software nach dem Start? Eine Eigenentwicklung braucht dauerhaft jemanden für Updates, Fehler und Änderungen, intern oder bei einem Dienstleister. Ohne diese Person sollten Sie nicht entwickeln.
5. Was passiert, wenn Sie wechseln wollen? Bei Standardsoftware: Können Sie alle Daten in einem offenen Format exportieren? Bei einer Eigenentwicklung: Bekommen Sie den Quellcode und eine Dokumentation, mit der ein anderer Dienstleister weiterarbeiten kann?

Rechenbeispiel: Was kosten die drei Wege über fünf Jahre?

Im folgenden Beispiel kosten die beiden Wege mit Standardsoftware über fünf Jahre rund 109.000 und 114.000 €, die Eigenentwicklung rund 157.000 €; den Ausschlag geben die Wartungskosten der Eigenentwicklung und die Zahl der Nutzer.

Das Szenario: ein Dienstleistungsbetrieb mit 20 Personen, die Kunden, Projekte, Zeiten und Rechnungen in einer gemeinsamen Software führen. Die Produkte stehen beispielhaft für ihre Kategorie und sind keine Empfehlung. Aufwände in Personentagen sind Annahmen, keine Marktwerte. Setzen Sie die Zahlen aus Ihren Angeboten ein.

Die Lizenzen für Odoo setzen sich so zusammen: 20 Nutzer mal 35,90 € mal 12 Monate im ersten Jahr (8.616 €) plus 20 Nutzer mal 44,90 € mal 48 Monate (43.104 €).

So verschiebt sich das Ergebnis, wenn Sie einzelne Annahmen ändern:

• Mehr Nutzer: Lizenzkosten wachsen mit jeder Person, die Eigenentwicklung kaum. Gegenüber dem Kauf ist die Eigenentwicklung in diesem Beispiel ab 29 Nutzern günstiger (29 mal 86 € mal 60 Monate plus Einrichtung ergeben 160.440 €). Gegenüber dem Anpassen liegt die Schwelle bei 39 Nutzern.
• Weniger Nutzer: Bei 10 Nutzern kostet der Kauf 62.400 €, das Anpassen 83.460 €, die Eigenentwicklung unverändert 156.600 €. Starke Anpassungen lohnen sich bei wenigen Nutzern also auch gegenüber dem reinen Kauf nicht.
• Günstigere Wartung: Mit 15 % statt 20 % der Entwicklungskosten pro Jahr sinkt die Eigenentwicklung auf 138.600 €; die Schwelle gegenüber dem Kauf fällt auf 25 Nutzer.
• Unterschätzter Aufwand: Braucht die Entwicklung 150 statt 100 Personentage, steigen Entwicklung und Wartung um je die Hälfte. Die Eigenentwicklung kostet dann 228.600 €, und die Schwelle gegenüber dem Kauf steigt auf 43 Nutzer.

Die Rechnung zeigt das Grundmuster: Standardsoftware kostet je Nutzer, eine Eigenentwicklung je Funktion. Wer viele Nutzer und einen überschaubaren Funktionsumfang hat, sollte die Eigenentwicklung durchrechnen. Wer wenige Nutzer hat, kauft fast immer günstiger. Am unsichersten ist die Schätzung des Entwicklungsaufwands; lassen Sie sie von mindestens zwei Anbietern auf Grundlage derselben schriftlichen Anforderungen erstellen.

Warum die Wartung den Ausschlag gibt

Software ist nach dem Start nicht fertig: Updates, Fehler, neue Anforderungen und Schnittstellen kosten über die Jahre oft mehr als die erste Entwicklung.

Die bekannteste Untersuchung dazu stammt von Bennet Lientz und E. Burton Swanson. Sie befragten zwischen 1977 und 1980 487 Unternehmen zur Wartung ihrer Anwendungssoftware. Ergebnis: Entwicklungsteams verbrachten im Schnitt die Hälfte ihrer Zeit mit der Wartung bestehender Software, und je größer das Unternehmen, desto mehr. Spätere Schätzungen des Wartungsanteils an den Gesamtkosten über die Lebensdauer reichen von 40 bis 75 %, je nach Art der Software und Messmethode. Die Studien sind alt, und heutige Software wird anders gebaut; die Größenordnung zeigt aber, warum ein Angebot ohne Wartungskosten nur die halbe Rechnung ist.

Die 20 % pro Jahr im Rechenbeispiel sind eine Annahme der Redaktion. Über fünf Jahre ergeben sie noch einmal die Entwicklungskosten, die Wartung macht dann die Hälfte der Kosten für Entwicklung und Wartung aus. Das liegt in der Spanne der Schätzungen. Fragen Sie jeden Anbieter einer Eigenentwicklung nach einem festen Wartungsvertrag: Was ist enthalten (Sicherheitsupdates, Fehlerbehebung, Anpassung an neue Versionen von Browsern und Betriebssystemen), was kostet zusätzlich, und wie schnell reagiert der Anbieter?

Was Sie vor dem Vertrag klären sollten

Klären Sie bei Standardsoftware den Ausstieg und bei einer Eigenentwicklung die Rechte am Code, bevor Sie unterschreiben.

Bei Standardsoftware aus der Cloud: Fragen Sie, in welchem Format Sie Ihre Daten exportieren können und was ein Wechsel kostet. Für Cloud-Dienste gilt seit dem 12. September 2025 die EU-Datenverordnung (Data Act). Sie regelt unter anderem den Anbieterwechsel: Ab dem 12. Januar 2027 dürfen Anbieter von Datenverarbeitungsdiensten für den Vollzug des Wechsels keine Wechselentgelte mehr verlangen; bis dahin nur ermäßigte Entgelte, die ihre direkten Kosten nicht übersteigen (Art. 29). Über das EU-Paket „Digital Omnibus“ werden Änderungen an diesen Regeln verhandelt, etwa Ausnahmen für bestimmte ältere Verträge; beschlossen ist das nach Stand vom Oktober 2026 nicht. Prüfen Sie außerdem, wie lange der Preis gilt: Bei Odoo etwa gilt der niedrigere Preis laut Preisseite nur für die ersten 12 Monate.

Bei einer Eigenentwicklung: Schreiben eigene Angestellte die Software im Rahmen ihrer Aufgaben, stehen die vermögensrechtlichen Befugnisse laut § 69b UrhG dem Arbeitgeber zu, sofern nichts anderes vereinbart ist. Arbeitet ein externer Dienstleister für Sie, regelt der Vertrag, welche Nutzungsrechte Sie erhalten. Klären Sie mindestens:

• Bekommen Sie den vollständigen Quellcode, und zu welchem Zeitpunkt?
• Dürfen Sie die Software durch einen anderen Dienstleister weiterentwickeln lassen?
• Gibt es eine Dokumentation, mit der eine fremde Person die Software betreiben und ändern kann?
• Auf wessen Konten laufen Server, Domain und Datenbank?

Dieser Abschnitt ist ein Überblick und keine Rechtsberatung. Bei Verträgen mit größerem Volumen lohnt eine Prüfung durch eine Anwältin oder einen Anwalt für IT-Recht.

So treffen Sie die Entscheidung

Gehen Sie in vier Schritten vor: Ablauf beschreiben, Standardsoftware testen, beide Wege über fünf Jahre rechnen, dann entscheiden.

1. Ablauf beschreiben. Schreiben Sie auf zwei bis drei Seiten auf, was die Software leisten muss: wer arbeitet damit, welche Daten, welche Schritte, welche Auswertungen. Diese Beschreibung brauchen Sie für jeden Weg.
2. Standardsoftware testen. Testen Sie zwei bis drei Produkte mit Ihren Daten. Viele Anbieter bieten kostenlose Testphasen an. Halten Sie jede Lücke fest.
3. Fünf Jahre rechnen. Übernehmen Sie die Tabellen aus diesem Artikel, ersetzen Sie die Annahmen durch Angebote und rechnen Sie mit der Nutzerzahl in fünf Jahren.
4. Entscheiden und Ausstieg planen. Wählen Sie den günstigeren Weg, wenn er Ihren Ablauf abbildet. Liegen beide Wege nah beieinander, spricht das für Standardsoftware, weil der Anbieter das Risiko der Weiterentwicklung trägt.

Weitere Beiträge zu Softwareprojekten finden Sie in der Rubrik Software und Entwicklung.