E-Rechnung ab 2027: Wer wann ausstellen muss und was Betriebe jetzt prüfen

Die E-Rechnungspflicht kommt in Stufen, und die nächste beginnt am 1. Januar 2027. Viele Betriebe wissen, dass „2027“ im Raum steht, aber nicht, ob es sie betrifft. Dieser Artikel ordnet die Fristen, nennt die Ausnahmen und endet in einer Checkliste für die nächsten Wochen.

Rechtsstand: 3. Oktober 2026. Grundlage sind die FAQ des Bundesfinanzministeriums (Stand März 2026), das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 und die Gesetzestexte, abgerufen am 3. Oktober 2026.

Was ist eine E-Rechnung, und was nicht?

Nach § 14 Absatz 1 UStG ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen den Beteiligten vereinbart sein und eine vollständige Auslesbarkeit der Pflichtangaben sichern.

In der Praxis nennt das BMF zwei übliche Formate:

• XRechnung: reines XML ohne Bildanteil. Zum Lesen brauchen Sie einen Viewer.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein PDF mit eingebettetem XML, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Bei Abweichungen zwischen Bild und Daten sind laut BMF die Daten im strukturierten Teil maßgebend.

Keine E-Rechnung ist ein einfaches PDF, auch nicht als E-Mail-Anhang. Es zählt seit dem 1. Januar 2025 wie Papier als „sonstige Rechnung“. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (Rn. 6a) geht einen Schritt weiter: Eine Datei mit Formatfehlern erfüllt die Anforderungen an das strukturierte Format nicht und ist ebenfalls nur eine sonstige Rechnung.

Wer muss wann empfangen, wer wann ausstellen?

Die Fristen stehen in § 27 Absatz 38 UStG und in den FAQ des BMF (Fragen 11 und 12). Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen Unternehmern, die beide im Inland ansässig sind (§ 14 Absatz 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).

Zwei Punkte werden in Überblicken oft verkürzt.

Der Stichtag knüpft an den Umsatz an, nicht nur an das Rechnungsdatum. § 27 Absatz 38 UStG spricht von einem in einem bestimmten Zeitraum „ausgeführten Umsatz“ und nennt zusätzlich für jede Stufe ein Fristende, bis zu dem die Rechnung übermittelt werden darf. Für den Wechsel zum 1. Januar 2025 schreibt das BMF in Frage 2: „Entscheidend ist der Zeitpunkt des Umsatzes.“ Wie Leistungen kurz vor einem Jahreswechsel zu behandeln sind, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung. Für Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die vor dem Stichtag erteilt werden, gilt laut BMF-FAQ (Frage 7b): Sie müssen nicht als E-Rechnung übermittelt werden, auch wenn Leistung und Zahlung erst nach dem Stichtag erfolgen.

Die 800.000 € sind der Gesamtumsatz des Vorjahres. § 27 Absatz 38 Nr. 2 UStG verweist auf den „Gesamtumsatz (§ 19 Absatz 2)“ des die Rechnung ausstellenden Unternehmers „im vorangegangenen Kalenderjahr“. Nach § 19 Absatz 2 UStG ist das die nach vereinnahmten Entgelten berechnete Summe der steuerbaren Umsätze, abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze; Umsätze mit Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens bleiben außer Ansatz. Welche Umsätze das im Einzelnen sind, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Dieser Artikel legt das nicht aus.

Für wen gilt die Pflicht nicht?

Die BMF-FAQ (Frage 4) nennen die Fälle, in denen keine E-Rechnung nötig ist:

• Rechnungen an Endverbraucher (B2C).
• Viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, bei denen die Rechnung umsatzsteuerlich freiwillig ist.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € Bruttobetrag (§ 33 UStDV).
• Fahrausweise, die als Rechnung gelten.
• Leistungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV). Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, gilt die Ausnahme ab diesem Zeitpunkt nicht mehr.
• Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, etwa viele Vereine.

In diesen Fällen darf eine sonstige Rechnung ausgestellt werden. Die Empfangspflicht bleibt davon unberührt: Das BMF sieht dafür keine Ausnahmen vor (Frage 12).

Ein Sonderfall sind Barkäufe. Die FAQ (Frage 10) nennen als Beispiel den Materialeinkauf im Baumarkt: Liegt der Rechnungsbetrag über 250 € und kann der Aussteller die Übergangsregel nicht nutzen oder will er es nicht, ist eine E-Rechnung auszustellen.

Was gilt in der Übergangszeit für den Vorsteuerabzug?

Bis zum Ende der Übergangszeit gilt eine sonstige Rechnung laut BMF-FAQ (Frage 2) für den Vorsteuerabzug weiterhin als ordnungsmäßige Rechnung, solange sie ausgestellt werden darf. Was nach Ablauf der Fristen für eine Rechnung gilt, die dann keine E-Rechnung ist, regeln die verlinkten Quellen. Aussagen zu Folgen im Einzelfall gehören in die Beratung.

Ein Ausblick aus Frage 1 der FAQ: Die Bundesregierung hat ein Meldesystem angekündigt, über das bestimmte Rechnungsangaben zeitnah an die Finanzverwaltung gemeldet werden sollen. Einen Termin nennt das BMF nicht, die heutigen Regeln sollen „zu gegebener Zeit“ daraufhin überprüft werden.

Was Betriebe jetzt prüfen sollten

Die folgende Liste sortiert die Punkte, die sich direkt aus den Primärquellen ergeben. Sie ist eine Arbeitsgrundlage für die Abstimmung mit Steuerberatung und Softwareanbieter, keine Rechtsauskunft.

1. Betroffenheit klären. Wie hoch war Ihr Gesamtumsatz 2026 (Schwelle 800.000 €)? Welchen Anteil haben inländische B2B-Umsätze? Fallen Ihre Rechnungen unter eine der Ausnahmen?
2. Empfang sicherstellen. Seit 2025 genügt laut BMF ein E-Mail-Postfach. Prüfen Sie, ob dort eingehende XML-Dateien erkannt, abgelegt und von der Buchhaltung gelesen werden. Eine XRechnung enthält kein PDF; dafür brauchen Sie einen Viewer. Das BMF verweist auf den E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung im ELSTER-Portal.
3. Ausstellung testen. Kann Ihre Rechnungs-, Warenwirtschafts- oder ERP-Software XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1 erzeugen? Wichtig laut BMF (Frage 7a): Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. Ein Verweis auf eine PDF-Anlage genügt nicht.
4. Validieren. Das BMF empfiehlt in den FAQ, E-Rechnungen schon beim Erstellen und Versenden zu validieren. Laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (Rn. 35a) ersetzt die Validierung nicht die Prüfung der Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit, und es bietet sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren.
5. Stammdaten prüfen. Vollständige Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr. und Leistungsbeschreibungen müssen im Datensatz stehen. Eine Leitweg-ID brauchen Sie im B2B-Bereich nicht; ist in einem Format das Feld „BT-10“ Pflicht, reicht umsatzsteuerlich laut FAQ (Frage 6) ein Platzhalter wie „-“.
6. Aufbewahrung regeln. Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b UStG). Bei E-Rechnungen muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt im Originalformat vorliegen (FAQ, Frage 13).
7. Geschäftspartner ansprechen. Welche Ihrer Kunden verlangen vor 2027 eine E-Rechnung, welche Lieferanten stellen um? Während der Übergangszeit kann der Aussteller laut BMF (Frage 11) entscheiden. Der Empfänger kann sich aber einen Vertragspartner suchen, der schon E-Rechnungen schreibt.
8. Zeitplan festlegen. Wer über der Schwelle liegt, braucht die Ausstellung zum 1. Januar 2027. Alle anderen haben bis zum 1. Januar 2028 Zeit. Ob Sie früher umstellen, ist eine betriebliche Entscheidung.

Wo hakt es in der Praxis?

Die Pflicht ist knapp beschrieben: strukturiertes Format, Pflichtangaben im XML, Archivierung. Im Betrieb zählt der gesamte Weg einer Rechnung: Eingang per E-Mail, Übergabe an die Buchhaltung, Freigabe, Ablage und Ausgang. Laufen diese Schritte heute über mehrere Programme oder von Hand, lohnt es sich, den Ablauf vor der Umstellung aufzuschreiben. Ob für einzelne Schritte eine Automatisierung in Frage kommt, etwa beim Auslesen von Belegen, ist Thema der Rubrik KI & Automatisierung. Eine Faustregel: Lässt sich ein Ablauf vollständig als feste Regeln aufschreiben, genügt klassische Automatisierung.

Quellen im Überblick

• Gesetz: § 14 UStG (Rechnung, E-Rechnung), § 14b UStG (Aufbewahrung), § 19 UStG Absatz 2 (Gesamtumsatz), § 27 UStG Absatz 38 (Übergangsfristen), §§ 33 und 34a UStDV (Kleinbeträge, Kleinunternehmer).
• Verwaltung: BMF-FAQ zur E-Rechnung (Stand März 2026) und BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025.
• Technik: Das BMF verweist für XRechnung auf die KoSIT (xeinkauf.de) und für ZUGFeRD auf das FeRD (ferd-net.de).

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